06 июля 2015

3. Добавляем пользователей в Google Apps массово

Ранее мы рассмотрели процесс добавления учетных записей пользователей по одной, и если сотрудников 10-20, то можно это сделать вручную, а если их намного больше, то лучше автоматизировать этот процесс. Этим мы и займемся: будем добавлять пользовалелей массово.

В статье:
  • Добавляем пользователей "пачкой"
  • Быстрая генерация имен пользователей и паролей
  • Ознакамливаем будущих пользователей с их логинами

Так же как и в прошлый раз для администрирования пользователей переходим в панель администратора [Рис. 1]
Рис. 1 — Иконка панели администратора.

Открываем панель администрирование пользователей [Рис. 2]
Рис. 2 — Иконка панели администрирования пользователей

Нам откроется панель со списком имеющихся пользвотелей и инструментами управления ими.

Теперь добавим первого пользователя вручную: наводим курсор на иконку "+" в правом нижнем углу и нажимаем на "Добавить нескольких пользователей" [Рис. 3]
Рис. 3 — Добавление нескольких пользователей

Открывается окошко [Рис. 4] с предложением скачать образец таблицы в формате .csv, скачиваем и открываем в MS Excel или OpenOffice(LibreOffece) Calc.
Рис 4. — Форма добавления пользователей

В открывшейся таблице имеются следующие столбцы:
  • First Name — имя сотрудника
  • Last Nameфамилия сотрудника
  • Email Address — логин (он же e-mail) сотрудника в Google Apps
  • Password — пароль сотрудника
  • Secondary Email — резервный e-mail сотрудника (для восстановления пароля, например)
  • Work Phone 1 — рабочий телефон 1
  • Home Phone 1 — домашний телефон 1
  • Mobile Phone 1 — Мобильный телефон 1
  • Work address 1 — Рабочий адресс 1
  • Home address 1 — Домашний адрес
  • Employee Id — Номер сотрудника (по штатному расписанию, например)
  • Employee Type — тип сотрудника
  • Employee Title — должность 
  • Manager — e-mail непосредственного начальника
  • Department — отдел
  • Cost Center — центр стоимости 
Столбцы, имена которых подчеркнуты, должны быть заполнены у всех, а столбцы, имена которых оканчиваются на цифру можно скопировать с заменой цифры, если такой информации больше, чем одна.
Переносим из существующей базы даных сотрудников данные в полученную таблицу (проблем с этим возникнуть не должно)

На данном этапе нас ожидеют несколько неудобств: 
  • Генерация логина
  • Генерация пароля
Решим их по очереди:

Генерация логина

Для того, что бы в организации все было красиво, адреса почты, желательно, генерировать (создавать) по единой маске. Я, например, выбрал следующию маску: фамилия.и@domain.ru, где "фамилия" — транслитерация фамилии, "и" — первая буква имени.

После того, как вы определились с маской можно написать скрипт для автоматического генерирования логина и пароля. 
Шаблон файла для генерации логинов и паролей — скачиваем, открываем в MS Excel, не забываем включить макросы. Первые две колонки копируем из заполненного нами файла .csv

Настраиваем файлик под себя и копируем результаты в файл для Google.

После того, как файл полностью сформирован, можно прикрепить его в форму добавления. 
Не забудьте поставить галочку о смене пароля при первом входе.

Далее ждем, пока введенные данные обработаются и на почту придет оповещение об окончании процедуры добавления пользователей.

Документы

А теперь обещанные шаблоны для документов, ведь для избежания возмущения, желательно ознакомить пользователей с их логинами до момента регистрации их в системе, а факт выдачи данных хорошо бы документально заверить.


Шаблон списка для ознакомления — его пордписывать, желательно, до загрузки пользователей
Шаблон списка для выдачи — генерируем и подписываем после загрузки пользователей